Samtext Norway

Sådan skriver du bedre e-mails

Mange af os modtager flere e-mails i løbet af en arbejdsdag, end vi egentlig kan nå at svare på, og der kan pludselig være mange, der kæmper om vores opmærksomhed i indbakken samtidig. Hvis du gerne vil have, at netop din e-mail bliver set, læst og besvaret, gælder det derfor om at komme til sagen hurtigt og skille dig ud fra mængden. Her viser vi dig hvordan.

Selv om vi har skrevet e-mails i over to årtier, er der fortsat mange, der ikke helt ved, hvordan værktøjet skal bruges – eller i hvert fald ikke ved, hvordan det skal bruges effektivt. Her giver vi dig gode tips til, hvordan din e-mail bliver set, hørt og besvaret.

Brug emnefeltet godt

Der er en grund til, at emnefeltet er der – lad det derfor ikke stå tomt. Benyt hellere chancen til at fange modtagerens opmærksomhed med en kort og præcis beskrivelse af hovedpointen. Dette giver dem også mulighed for hurtigt at afgøre, hvor hurtigt e-mailen skal læses og besvares.

Enkeltord som ”Hej”, ”Vigtig” og ”Møde” er ikke godt emnefeltmateriale og vil ofte blive ignoreret. Forsøg hellere at være mere præcis. Inkludér mere information om, hvad sagen handler om, f.eks. ”Spørgsmål om kundeaftale med Samtext” eller ”Dagsorden for strategimødet d. 19. august”.

Kom hurtigt til sagen

Vær direkte og stil spørgsmål, men gør det altid på en høflig måde. Ingen har tid eller lyst til at læse en lang afhandling, før de kommer til selve spørgsmålet. Jo mere modtageren skal scrolle og lede efter pointen, desto større er sandsynligheden for, at vedkommende kun skimmer indholdet. Dermed er risikoen høj for, at de misser vigtige budskaber. Samtidig må du sørge for at give modtageren nok information til at kunne orientere sig og svare på det, du spørger om. Fokusér sproget og kom til pointen!

Skriv korrekt

En lille skrivefejl hist og pist kan tilgives, men er e-mailen fyldt med fejl og dårligt sprog, gør du hurtigt et dårligt indtryk. Særligt hvis modtageren selv er optaget af grammatik og nøjagtighed. Husk, at det tager kortere tid at skrive en korrekt e-mail fra starten, end det gør at måtte skrive en ny for at forklare, hvad du egentlig mente.

Vælg med omhu, hvem der skal stå som cc

En hovedregel er kun at inkludere de personer, der forstår, hvorfor de står som cc. Brug ikke ”svar alle”, hvis det ikke er nødvendigt – det kan nemlig hurtigt irritere modtagerne.

Hold dig til ét tema per e-mail

Handler e-mailen om et strategimøde, bør du ikke smide et spørgsmål om årets julefrokost på bordet. For så vil der sandsynligvis ske dét, at du kun får besvaret nogle af dine spørgsmål. Hold dig derfor kun til ét tema per e-mail. Så gør du det også nemmere at finde tilbage til e-mailen på et senere tidspunkt.

Inkludér en personlig hilsen

Hej Mathias!

Godt at høre fra dig, Stine!

En personlig og direkte hilsen slår sjældent fejl. Det samme kan siges om brugen af smileys – især hvis modtageren også selv bruger dem. Er det derimod første gang, du kontakter personen, er det bedst at droppe emojierne.

Brug korte afsnit

Er du nødt til at skrive en lang e-mail, er det en god idé at dele den op i kortere afsnit, hvor det vigtigste kommer først. Det kan også være klogt at fremhæve vigtige pointer med fed skrift, så modtageren hurtigt kan finde tilbage til dem. Er e-mailen rigtig lang, bør du vurdere, om det er bedre med et møde eller en telefonsamtale.

Fire tips til allersidst

  1. Læs altid din e-mail igennem, før du sender den.
  2. BRUG ALDRIG CAPS LOCK.
  3. Hold dig væk fra udråbstegn!!!!!!
  4. Send ikke e-mails i affekt. At skrive og sende e-mails når man er vred, kan man hurtigt komme til at fortryde.

Pia Sabel Gulling
Copywriter

pia.sg@samtext.com

Samtext logo
Samtext Denmark
Højerupvej 11
4660 Store Heddinge
Tlf.: 35 24 99 50